Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter. Gute Mitarbeiter zu finden und einzustellen wird für viele Betriebe in der Hotellerie und Gastronomie immer mehr zu einer Herausforderung. Minderqualifizierte oder unpassende Kandidaten kosten ein Hotel oder Restaurant sehr viel Geld. Um dies zu verhindern, solltest du schon im Vorhinein die Spreu vom Weizen trennen, indem du das Beste aus jedem Vorstellungsgespräch herausholst.

Hier findest du einen ausgearbeiteten Leitfaden, um jede Minute des Vorstellungsgespräches sinnvoll zu nutzen. Ein Bewerbungsgespräch dauert knapp eine Stunde, daher ist es keine leichte Aufgabe, in dieser kurzen Zeit zu entscheiden, ob ein Kandidat langfristig in das Unternehmen passt oder nicht. Wenn du dich während des Interviews an die folgenden 6 Schritte hältst, wird jedes zukünftige Vorstellungsgespräch zum Erfolg.

Sei vorbereitet!

Durch eine aussagekräftige Stellenausschreibung wird der Pool an Kandidaten bereits vorgefiltert und du erhältst im besten Fall nur solche Bewerbungen, die auch zu deiner Stelle passen.

Du solltest dich im Vorfeld mit der zu besetzenden Stelle beschäftigen und genau wissen, welche Aufgabenfelder in deren Verantwortung liegen. Dabei musst du in der Lage sein, kompetente Antworten auf Fragen zur Position geben zu können. Bestenfalls holst du den direkten Vorgesetzten (Küchenchef, Restaurantleiter, Front Office Manager, etc.), der die Abteilung leitet, in der der zukünftige Mitarbeiter arbeiten wird, als Interviewpartner dazu. Dieser kann detaillierte Fragen zum Aufgabenbereich beantworten. Trotzdem musst du als Leiter des Vorstellungsgespräches über die Hauptfakten der ausgeschriebenen Stelle informiert sein.

Um ein aussagekräftiges Gespräch mit dem potentiellen Mitarbeiter führen zu können, solltest du alle Unterlagen kennen, die dir im Vorfeld vom Kandidaten zugeschickt wurden. Ganz wichtig ist, dass du den Lebenslauf kennst, um später eventuell auf bestimmte Informationen zurückzukommen. Ebenso ist es von Vorteil, wenn du dir das Foto des Bewerbers einprägst, damit du ihn auch wiedererkennst.

Durch eine gute Vorbereitung des Gesprächsverlaufes garantierst du, dass du selbstbewusst durch das Gespräch führst und immer die Kontrolle bewahrst. Wenn du mehrere Bewerbungsgespräche für eine Stelle führst, sollten die Kandidaten für dich später vergleichbar sein. Dies kannst du sicherstellen, indem du denselben Fragenkatalog bei verschiedenen Bewerbern verwendest. Vereinfacht gesagt: Du stellst jedem Kandidaten die gleichen Fragen und kannst im Nachhinein alle Antworten vergleichen. Wichtig: Mach dir Notizen!

Führe das Vorstellungsgespräch

  • 1. Begrüßung & Small Talk

Erkenne den Bewerber und begrüße ihn mit seinem Namen. Dann stellst du dich angemessen vor und gehst mit ihm in einen für das Vorstellungsgespräch vorbereiteten Raum. Sollten noch weitere Personen beim Interview dabei sein, stellst du auch diese vor und vermerkst, in welcher Position sich diese befinden, sodass der Bewerber weiß, für was sie zuständig sind.

Versuche zu Beginn des Gespräches einfachen Small Talk zu führen, wie zum Beispiel über die Anreise des Bewerbers, sein Wohlbefinden oder auch das Wetter. Es mag unprofessionell klingen, ist es aber ganz und gar nicht. Mit diesem lockeren und ungezwungenen Einstieg nimmst du dem Kandidaten die erste Anspannung, was dir einen ehrlichen Eindruck der Person ermöglicht. Wichtig ist in diesem Moment auch, dass du selbst locker, freundlich und zuvorkommend bist.

Die erste Begegnung zwischen dir und dem potentiellen Mitarbeiter ist ein Schlüsselmoment, denn der erste Eindruck zählt. Stelle sicher, dass der Bewerber sich in seinem Wohlbefinden durch nichts beeinträchtigt fühlt, aber sei dennoch authentisch.

  • 2. Kennenlernen & Fragen an den Kandidaten

Kläre dein Gegenüber über den Ablauf des Gespräches auf, damit dieser weiß, was er zu erwarten hat und sich in der Situation zurecht findet.

In diesem Abschnitt des Vorstellungsgespräches lernt ihr euch gegenseitig kennen und du versuchst herauszufinden, ob der Kandidat in euer Team und zur ausgeschriebenen Stelle passt. Dafür nutzt du den bereits vorbereiteten Fragenkatalog. Dieser stellt für dich einen Leitfaden dar, um sicherzugehen, dass nach dem Gespräch keine offenen Fragen mehr bestehen. Natürlich sind alle Gespräche individuell und es kann zu Abweichungen kommen, aber du solltest immer wieder zu deiner Struktur zurückkehren.

Lass dem Kandidaten genügend Zeit für seine Antworten und versuche ihm nicht das Gefühl zu geben, dass er sich in einem Verhör befindet. Auch Rückfragen des Kandidaten, die zum Thema passen, solltest du in dieser Phase beantworten. Komm aber immer wieder auf deine Fragen zurück und verhindere so größere Ausschweifungen.

  • 3. Präsentation des Unternehmens

Wenn alle deine Fragen zur Motivation und zu den Qualifikationen des Bewerbers beantwortet sind und du dir reichlich Notizen gemacht hast, ist es nun an der Zeit, das eigene Hotel oder Restaurant vorzustellen. Achte dabei darauf, wirklich nützliche Informationen wiederzugeben, die den potentiellen Mitarbeiter auch interessieren könnten. Bleibe dabei unbedingt bei der Wahrheit! Erzähle dem Kandidaten keine Geschichten, um ihn zu beeindrucken, wenn diese nicht der Wahrheit entsprechen.

  • 4. Rückfragen des Kandidaten

Nun ist der Bewerber an der Reihe. Gib ihm genügend Zeit, um das, was er eben alles gehört hat, zu verarbeiten. So gibst du ihm die Möglichkeit, eigene Fragen zu formulieren. Beantworte alle diese Fragen und sei dabei vollkommen ehrlich!

Oft ist es der Fall, dass die Bewerber in diesem Moment mit vielen Informationen überhäuft wurden und ihnen keine Fragen in den Sinn kommen. Stelle klar, dass du jederzeit für Fragen zur Verfügung stehst und sie dich jederzeit kontaktieren können, auch nach dem Gespräch.

  • 5. Abschluss des Interviews

Wenn wirklich alle Fragen deinerseits und von der Seite des Kandidaten beantwortet sind, solltest du die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess ansprechen. Nenne einen konkreten Zeitraum in dem du dich bei ihm melden wirst.

Abschließend bedankst du dich und begleitest den Bewerber zum Ausgang, um das Bewerbungsgespräch erfolgreich abzuschließen. Für dich ist es aber noch nicht zu Ende. So schnell wie möglich solltest du deine Notizen auswerten, um so weitere Entscheidungen treffen zu können.

Reflektiere das Interview

Dieser Teil des gesamten Prozesses ist sehr wichtig, wird aber leider von vielen HR Managern und Recruitern zu wenig ernst genommen. Um den Bewerber richtig einschätzen zu können, musst du nun deine Aufzeichnungen nachbereiten und das Interview reflektieren. Wenn noch andere Personen am Interview beteiligt waren, tauscht ihr eure Meinungen aus und stuft die Person in einer Skala ein. Sollten noch weitere Kandidaten interviewt werden, können diese mithilfe dieser Skala verglichen werden.

Unabhängig davon, wie die Entscheidung aussieht oder ob es noch weitere Vorstellungsrunden gibt, solltest du dich bei den Bewerbern zeitnah melden, um so Ghosting der Kandidaten zu vermeiden.

Fazit

Eine gute Vorbereitung ist sehr wichtig! Plane das Bewerbungsgespräch im Vorhinein, erstelle deinen eigenen Fragenkatalog und kenne deine Bewerber.

  1. Eine persönliche Begrüßung und ein freundliches Auftreten können das erste Aufeinandertreffen positiv beeinflussen. Mit einem lockeren Gespräch nimmst du dem Kandidaten seine Nervosität und gewinnst einen ersten Eindruck zu seiner Person. Mach dir Notizen dazu!
  2. Im Hauptteil des Vorstellungsgespräches lernst du den Kandidaten kennen und stellst alle Fragen, die du vorbereitet hast. Nach diesem Interview müssen alle deine Fragen beantwortet sein.
  3. Präsentiere das Unternehmen von seiner besten Seite! Es soll authentisch sein und Informationen beinhalten, die für den Kandidaten auch wirklich interessant sind.
  4. Nimm auch die Fragen des Bewerbers ernst und gib ihm ehrliche und kompetente Antworten auf alle seine offenen Fragen.
  5. Zum Schluss verabschiedest du dich höflich und gibst einen Termin bekannt, an dem du dich beim Bewerber melden wirst, um ihm deine Entscheidung mitzuteilen.

Bewerte und reflektiere das Vorstellungsgespräch anhand deiner Notizen! Diese Nachbereitung ist sehr wichtig für die Entscheidungsfindung. Tausche dich auch mit Kollegen aus. Egal wie die Entscheidung aussieht, melde dich bei allen Bewerbern zurück.

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