Der abgemagerte blasse Buchhalter im stillen Kämmerlein, der im Kerzenschein die Belege reintippt war gestern. Moderne Buchhaltung ist einfach, effizient und hat nichts mehr mit stundenlanger Belegablage zu tun. Die Werkzeuge dafür sind die Automatisierung und die Digitalisierung doch diese werden noch von sehr wenigen genutzt. Das Rechenwerk der Gastronomie wird als das gesehen was sie ist – hochtechnologisiert, komprimiert in zeitlicher Hinsicht und extrem wichtig für die Lenkung des Unternehmens.

Automatisierung als Werkzeug

Mit den neuen Werkzeugen der Automatisierung können sämtliche elektronische Daten 1:1 in die Buchhaltung übernommen werden und mehr sogar – damit können wichtige Informationen gewonnen werden. Was sind die umsatzstärksten Tage in der Woche im a la Carte Bereich? Muss ich meine Mitarbeiter im Barbereich motivieren mehr Weinflaschen zu verkaufen oder warum ist der Kaffeeumsatz so gering? Aber es geht auch noch genauer – welche Stunden am Tag sind die umsatzstärksten und wie viel Personal brauche ich da wirklich?

Und nicht vergessen – diese Daten werden von Betriebsprüfern eingesehen und genau geprüft. Es kann daher nur sinngeben sein, wenn Steuerberater Ihres Unternehmen mit den gleichen Daten arbeitet wie Sie – wie sollen sonst Unregelmäßigkeiten erkannt werden?

Digitalisierung – Belegablage Adieu

Digitalisierung bedeutet nichts anderes als Belege einzuscannen anstatt zu sortieren, abzulegen, einzuheften, Registerkarten zu beschriften ….  Wenn wir von Belege sprechen dann auch nur mehr von den Rechnungen die per Post kommen, denn die Bankdaten werden direkt von der Bank überspielt und die Emailrechnungen werden direkt eingespielt und verarbeitet. Der kleine Rest wird einfach nur einscannt. Moderne Softwarelösungen können alle Belege „auslesen“ und dann digital zur Verfügung stellen. Die Rechnung vom Installateur findet man auf Knopfdruck im digitalen Portal um diese dann direkt an die Versicherung zu senden – war ja ein versicherter Schaden. Welchen Einkaufspreis hatte der Wein eigentlich letztes Jahr – zwei drei Klicks und die Rechnungen des letzten Jahres sind  am Bildschirm. Das ist auch das Ende von langen Mitarbeitereinschulungen in die oftmals übertriebene Ablage ohne die der Steuerberater und/oder Buchhalter ja leichte Schnappatmung bekommt. Moderne Belegablage ist ein Ordner und alles rein damit oder einfach eine „Schuhschachtel“ … übrigens ich bin Steuerberater und atmen gerade tief entspannt.

Das Sahnehäubchen

Die Kirsche am Eisbecher der modernen Buchhaltung ist die zeitliche Abarbeitung. Die monatliche Buchhaltung kann binnen 5 Werktag abgeschlossen werde – reden wir während der Saison über die Saison und nicht nachher … und deshalb ist moderne Buchhaltung einfach sexy … zu mindestens für uns …

 

Bild: Eric Rothermel (unsplash)

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