Freitagabend. Das Haus ist bis auf den letzten Tisch gefüllt. Das Telefon klingelt, die Gäste warten, 10 Bestellungen, kranke Mitarbeiter, Lieferanten sagen ab. Jeder will etwas, und am besten sofort. Das Herz rast, die Hände zittern – Stress, Stress, Stress. Diese Tage kennt jeder Gastronom. Bei den meisten sieht so jedes Wochenende aus. Dutzende Experten raten, jeden Tag minutiös zu planen. Einen Schritt nach dem nächsten zu tun. Aber wir wissen alle, wie unrealistisch diese Tipps in der Gastro sind. Das Schicksal ist ein Hund und das Unvorhergesehene tritt schneller ein als man „Zeitmanagement“ sagen kann. Deshalb hier mein Tipp: Plane die großen Schritte. 

Wie sieht es jetzt aus?

Schreib eine Liste über den IST-Zustand. Einen groben Stundenplan, um die aktuelle Situation zu erfassen. Ein Notizbuch hilft, um die Vorgänge in deinem Betrieb zu automatisieren. Schau genau hin! Wann erledigt welcher Mitarbeiter welche Aufgaben? Wann ist die beste Zeit um Getränke nachzufüllen und die Vorbereitungen in der Küche zu beginnen und wann ist es zu spät? Nutze die Aufzeichnungen wie ein Tagebuch. Vermerke auch private Aktivitäten und versuche deinen kompletten Tagesablauf in Stichworten aufzuzeichnen. 

Nicht sudern! 

Ich höre es schon: Noch mehr Schreibarbeit! Aber vertraue mir. Diese Liste wird die Prozesse in deinem Betrieb verbessern. Dokumentation ist ein integraler Bestandteil jedes funktionieren Unternehmens. Nur wer den Überblick behält und weiß, wer wann was tut, wird die Fehler erkennen. 

Träume! 

Jetzt überlege: Wie würde ich mir meinen Tagesablauf wünschen? Definiere den SOLL-Zustand. Wie würde deine Woche idealerweise aussehen? Wann würdest du am liebsten ins Fitness-Studio? Wann sollen die Einkäufe idealerweise erledigt werden und wann das Essen vorbereitet? Vermerke  in deinem Büchlein auch, wann du eine Pause brauchst und die Füsse hochlegen möchtest. Träume dir deine Ideale Woche zusammen und schreibe es auf. Bleibe bei den ganz groben Schritten. Nur nicht zu sehr ins Detail gehen. 

Jetzt kommt die Denkarbeit

Vergleiche jetzt die beiden Listen. Die Realität und deinen Wunsch und basteln aus den beiden einen realistischen Wochenplan. Beide Listen haben die gleiche Wertigkeit. Deine Träume und die Realität. Vergiss den Anspruch alles perfekt handhaben zu wollen. Das funktioniert sowieso nicht. Wiederhole diesen Vorgang alle paar Wochen und passe die Arbeitsschritte in deinem Betrieb an. Du wirst spürbare Erfolge haben. 

Mehr Ruhe!

Wenn du positiv an diese Aufgabe herangehst, dann wirst du mehr Ruhe haben. Du wirst mehr Luft für deine Freizeit haben, deine Mitarbeiter und Kollegen freuen sich über die klaren Abläufe und die neue Planbarkeit. Wenn du konsequent bleibst, reichen dir jeden Morgen fünf Minuten, um deinen Tag zu strukturieren. Abends nimm dir fünf Minuten für dein Resumée. That´s it.

Die ALPEN-Methode

Entwirf eine Tabelle, wenn du Übung hast. Das A steht für die Aufgaben des Tages. Notiere, was du zu tun hast. L steht für die Länge, die du für diese Aufgaben schätzungsweise benötigen wirst. So bekommt dein Tag ein Zeitgerüst. P steht für Puffer. Verplane nie mehr als 60 Prozent des Arbeitstages, um Platz für das Unvorhergesehene zu haben und um spontan zu bleiben. E steht für Entscheidungen. Setz am Morgen Prioritäten und entscheide, was die wichtigsten Aufgaben des Tages sind. N ist die Nachkontrolle. Ziehe am Ende des Tages Bilanz und notieren die Erfolge und die Versäumnisse um am kommenden Tag darauf reagieren zu können. 

Vergiss nicht

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Bild: Veri Ivanova (unsplash)

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