Die besten Tipps für eine effektive Personalplanung

“Schichtplanung in der Gastronomie” – schnell wird dieser Satz zum absoluten Albtraum für Mitarbeiter und Personalmanager. Denkt man doch automatisch an nicht ende wollende Exceltabellen und vollgeschmierte Zettel auf denen man nicht mehr erkennt wer jetzt wann welche Schicht hat.

Scheint es doch theoretisch ein Schiebespiel von Namen und Diensten zu sein, sieht sich der Personalplaner schnell mit Problemen wie unterschiedlichen Stundenkontingenten zwischen Teil- und Vollzeitkräften, Urlaubsansprüchen, Verfügbarkeiten, Krankmeldungen, persönlichen Wünschen und der Koordination mehrere Arbeitsbereiche konfrontiert.

Tägliche Herausforderungen bei der Personalplanung

So ist es nicht verwunderlich, wenn Fehler unterlaufen. Es kann zu Doppelbelegungen kommen, sodass ein Mitarbeiter zur gleichen Zeit in zwei Bereichen eingeteilt ist. Oder ein Mitarbeiter wird eingeteilt, obwohl er an dem Tag nicht da ist und eine genehmigte Abwesenheit hat. Schichten sind unterbesetzt und keiner merkt es bei der Planung. Dies wirkt sich oftmals nicht nur auf die Mehrbelastung der Angestellten aus, sondern meist leiden auch die Kunden. Die Reputation des Unternehmens scheint dann aufgrund einer schlechten Personalplanung in Gefahr. Ein Szenario, dass wohl jedem Gastronomen Kopfzerbrechen bereitet.

Auch wenn eine gute Dienstplanung vorliegt, kann es aufgrund von spontanen Einsätzen zu Änderungen kommen. Etwa wenn die Stunden der Mitarbeiter aufgrund von Abweichungen bei dem Schichtantritt bzw. beim Schichtende nicht überein stimmen. Dinge, die nach bzw. neu berechnet werden müssen und einen absolut unnötigen Mehraufwand bedeuten.

Hinzukommt die Dokumentationspflicht im Zuge des Mindestlohngesetzes. Das ist zwar nervig, aber auch extrem teuer, wenn sie nicht beachtet wird.
Alles Dinge, die berücksichtigt werden müssen.

Bei der Planung des Dienstplans versucht man als Personalmanager selbstverständlich auch die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Die kommen entweder per Notiz, E-mail, Whatsapp-Nachricht, SMS oder Anruf. Täglich melden sich Angestellte um ihre Verfügbarkeit, Urlaube und Wunschstunden im Wochenplan zu kommunizieren.
Die Gefahr ist groß, dass da mal etwas verloren geht. Scheint der Dienstplan dann endlich komplett, erklärt ein Mitarbeiter, dass er verhindert ist und fragt, wer seine Schicht übernehmen könne. Es wird Ersatz benötigt. Wieder alle anschreiben, anrufen?!
Schnell rauft man sich da die Haare.

Cloudbasierte online Schichtplanung

In Zeiten der digitalen Kommunikation muss es doch noch andere Möglichkeiten geben als die nervige und zeitaufwendige Dienstplanung mit Excel oder Zettel und Stift.
Gibt es! Online Schichtplanung ist das Schlüsselwort bei diesem Problem.
Mithilfe einer Onlinesoftware können Unternehmen Personalpläne erstellen, auf die jeder Mitarbeiter von überall zugreifen kann. In einem Kalender können beliebig viele Schichten und Termine geplant werden. Mit diesem Tool hat der Chef und jeder Mitarbeiter sofort den Überblick, wann wer eingeteilt ist oder ggf. einspringen könnte. So wird die Personaleinsatzplanung ganz einfach online abgehandelt und lästiges Nachtelefonieren und Schichtzettelabändern sind Vergangenheit.

Abgesehen von der vereinfachten Personaleinsatzplanung und der Möglichkeit für die Mitarbeiter sich schnell und unkompliziert zu organisieren, bieten Onlinesoftware auch die Funktion Daten untereinander auszutauschen. Steht z. B. ein besonderer Event in der Bar an, können die Inhalte des Events per pdf-Datei allen eingeteilten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Zeitaufwendige Personalplanung mit Excel oder mit Zettel und Stift gehört somit der Vergangenheit an. Auch bei der Lohnabrechnung vereinfacht eine Software den Prozess: Stundenauswertungen lassen sich als Excel­- oder CSV-Datei exportieren und mit hinterlegten Stundensätzen ist die Abrechnung für den Mitarbeiter direkt fertig. Und ebenso liegt der seit 2015 erforderliche Nachweis auch für geringfügig Beschäftigte gemäß Mindestlohngesetz gleich vor.

Zudem punkten die Softwares mit vielen weiteren sinnvollen Features – Lesebestätigungen, Chatfunktionen, Kommentarfunktion, Dateiuploads. Die Liste der Vorteile ist lang. Die Personaleinsatzplanung lässt sich auch per Schnittstelle einfach mit weiteren Tools verbinden, die in dem Betrieb verwendet werden. So hat man alle wichtigen Daten immer sofort auf einen Blick zusammen.